Forbrugsregnskabet

Betaler din lejer forbrug a conto, skal du overholde de krav, der er til forbrugsregnskaber. Dette gælder særligt reglerne for tilbage- og/eller efterbetaling, samt hvornår dine lejere senest skal have modtaget forbrugsregnskabet.

Hvad er et forbrugsregnskab?

Et forbrugsregnskab er en opgørelse over lejers samlede faktiske forbrug og lejers a conto betalinger for en given periode. I forbrugsregnskabet holdes lejers faktiske forbrug op mod, hvad vedkommende har betalt i a conto for forbrugsudgifterne. Forbrugsregnskabet viser derfor også, om lejer skylder dig penge, fordi vedkommende har betalt for lidt i forbrugsomkostninger, eller om du skylder lejer penge, fordi lejer har betalt for meget. Din lejer har krav på at modtage forbrugsregnskaber for hhv. vand- og varmeforbruget, såfremt disse poster afregnes a conto.

Hvilken periode afregnes forbrugsregnskabet efter?

Typisk vil perioden for forbrugsregnskabet være 1 år, men i tilfælde af at lejer flytter ind eller fraflytter lejemålet midt i den periode, hvor forbrugsregnskabet afregnes, kan perioden også være kortere. Hvis ikke andet er aftalt i lejekontrakten, løber regnskabsåret for forbrugsregnskabet fra den 1. juni - 31. maj. Forsynes ejendommen med varme fra et kollektivt forsyningsanlæg, skal regnskabsåret dog følge forsyningsanlæggets regnskabsår. Årsregnskabet for vand skal følge det, som vandværket eller kommunen angiver. Som udlejer kan du dog beslutte, at årsregnskabet for vand skal følge varmeregnskabsåret.

Tidsfrister

Lejer skal have modtaget forbrugsregnskabet senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb. Hvis lejer ikke har modtaget det inden for fristen, mister du din ret til at kræve en efterbetaling, hvis lejerens faktiske forbrug har været højere end det opkrævede a conto beløb.

Hvis der sker leverance fra et kollektivt forsyningsanlæg, og du først har modtaget den endelige afregning efter udløbet af den oprindelige frist på 4 måneder, bliver fristen forlænget. I dette tilfælde skal du fremsende regnskabet, så lejeren har modtaget det senest 3 måneder efter, at du har modtaget den endelige afregning fra forsyningsanlægget. Du skal være opmærksom på, at disse frister kan ikke forlænges ved aftale.

Krav til forbrugsregnskabets indhold

Forbrugsregnskabet skal være skriftligt og indeholde følgende for at være gyldigt:

Hvilken periode opgørelsen afspejler
En opgørelse over hele ejendommens forbrug (såfremt du udlejer hele ejendommen)
Lejerens andel af de samlede forbrugsudgifter
En opgørelse over lejers a conto betalinger
Oplysninger om lejerens mulighed for at gøre indsigelse mod forbrugsregnskabet
Oplysning om tidspunktet for udlejerens modtagelse af forbrugsregnskabet, såfremt det først kommer frem til lejeren efter fristen

Indeholder forbrugsregnskabet ikke disse oplysninger, er regnskabet ugyldigt, og så er du forpligtet til at fremsende et nyt gyldigt regnskab. Fremsender du ikke et nyt gyldigt regnskab senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb, mister du din ret til at kræve efterbetaling, hvis lejer har betalt for lidt i a conto i forhold til de faktiske omkostninger. Er der tale om en langvarig forsinkelse, kan lejeren undlade at indbetale fremtidige a conto betalinger, indtil vedkommende har modtaget et gyldigt regnskab.

Sådan opstiller du forbrugsregnskabet

I lejeloven gælder der særlige regler for, hvordan du skal opsætte forbrugsregnskabet. Her er det bl.a. et krav, at du laver individuelle forbrugsregnskaber, og at du tydeliggør lejers opgørelse i enhed og kroner til sammenligning med ejendommen.

Individuelle forbrugsregnskaber

Hvis din lejer både betaler for vand og varme a conto, er der krav om, at forbruget for disse opgøres separat. Du må derfor ikke lave et samlet regnskab over flere typer forbrug. Gør du dette, anses forbrugesregnskabet for at være ugyldigt. Du må dog gerne undtagelsesvist opgøre varmeforbrug og varmt vand sammen.

Krav til opgørelsen i enhed og kroner/øre

Derudover skal du sikre dig, at forbrugsregnskabet indeholder korrekte oplysninger om de samlede forbrugsudgifter i hele ejendommen, samt at den enkelte lejers forbrug opgøres korrekt ved aflæsning af forbrugsmålere i lejemålet, således at du kan beregne, hvad de enkelte lejere hver især har forbrugt - både pr. enhed og i kroner/øre. Dette er for at gøre det tydeligt over for lejerne, hvad deres andel af forbrugsudgifterne udgør af ejendommens samlede forbrug.

Tilbagebetaling og efterbetaling

Hvis din lejer har betalt et højere beløb a conto, end det viser sig, at det faktiske forbrug beløber sig til, skal der ske en tilbagebetaling af det overskydende beløb. Ved en tilbagebetaling kan du vælge at overføre pengene til lejers kontonummer, at give lejer beløbet kontant eller at modregne beløbet i den næstkommende huslejebetaling, således at lejer betaler tilsvarende mindre i husleje. Vælger du, at tilbagebetale det overskydende a conto beløb, skal lejer senest modtage beløbet den første hverdag i den næstkommende måned efter vedkommendes modtagelse af forbrugsregnskabet.

Hvis lejer har betalt for lidt i a conto, kan du først kræve efterbetaling af beløbet betalt med huslejebetalingen minimum 1 måned efter modtagelsen af forbrugsregnskabet. Det vil sige, at hvis lejer betaler husleje den 1. hver måned og modtager forbrugsregnskabet i midten af en måned, så vil du først kunne kræve en efterbetaling 1,5 måned efter lejers modtagelse. Modtager lejer forbrugsregnskabet den 10. september, vil du således tidligst kunne kræve efterbetalingen betalt med huslejen den 1. november.

Overstiger beløbet, der skal efterbetales, med hvad der svarer til 3 måneders husleje, har lejer ret til at dele betalingen op i 3 lige store rater fordelt over 3 måneder. Hvis lejeren er ved at fraflytte, skal efterbetalingen ske senest på fraflytningsdagen.

Hævelse af a conto forbrug

Hvis det viser sig, at din lejers faktiske forbrug er væsentlig højere, end hvad der først var påregnet i a conto betalingen, kan du med fordel vælge at hæve den månedlige a conto betaling for fremtidige måneder. Dette kan du gøre ved at give din lejer besked herom med 6 ugers varsel forud for den næstkommende betalingstermin af husleje.

Lejers mulighed for at gøre indsigelse

Lejer har mulighed for at gøre indsigelse mod forbrugsregnskabet senest 6 uger efter, at vedkommende har modtaget regnskabet. Indsigelsen skal indeholde en konkret angivelse af, hvilke punkter i regnskabet lejeren ikke er enig i. En generel uenighed er altså ikke fyldestgørende nok til en indsigelse. Vær opmærksom på, at beboerrepræsentanter kan gøre indsigelser på vegne af samtlige lejere, hvis du udlejer lejemål i en ejendom med en beboerrepræsentation. Hvis du ønsker at fastholde dit krav om efterbetaling i henhold til regnskabet efter en lejers indsigelse, skal du indbringe sagen for Huslejenævnet senest 6 uger efter, at lejerens indsigelsesfrist er udløbet.